Rezygnacja z usług biura księgowego. Jak to zrobić bez ryzyka?

​

Korzystasz z usług biura księgowego, ale nie jesteś do końca zadowolony z wyboru usługodawcy? A może doszedłeś do wniosku, że bardziej opłacalnym będzie rozliczać firmę samodzielnie?

W obu przypadkach powstają wątpliwości: czy w ogóle warto rezygnować i jak zrezygnować, by potem nie żałować… Pewne jest jedno, jeśli usługodawca nie do końca spełnia Twoje oczekiwania, lub po prostu z jakichś względów jego pomoc stała się niepotrzebna, nie warto trwać na siłę w niekorzystnym układzie. Jakikolwiek jest jednak powód zerwania umowy, na pewno przy jej wypowiedzeniu warto pamiętać o kilku kwestiach.

Kiedy i jak zakończyć współpracę?

Najwygodniej będzie blisko końca okresu rozliczeniowego. Ułatwi to zachowanie ciągłości rozliczeń finansowych firmy. Jeśli zamierzasz zmienić biuro, warto zapoznać się z ofertą konkurencji jeszcze przed rozwiązaniem umowy z obecnym usługodawcą. Jeśli natomiast planujesz od tej pory radzić sobie sam, wykorzystaj końcówkę trwania obowiązującej umowy na zapoznanie się z przepisami i podstawowymi obwiązkami księgowymi. Tu uwaga: pamiętaj, że to zawsze Ty ponosisz odpowiedzialność za dane przekazane do urzędu. Niezależnie od tego czy faktycznie sam dokonujesz rozliczeń, czy robi to za Ciebie pracownik biura księgowego, gdy zdarzy się jakiś błąd, fiskus najpierw ukarze Ciebie. Dopiero potem będziesz mógł wystąpić o ewentualne odszkodowanie z polisy biura. Zarówno przy zmianie dotychczasowego biura na inne, jak i przy rezygnacji z usług księgowych w ogóle, powinieneś także zadbać o odzyskanie dokumentów od dotychczasowego świadczeniodawcy. Możesz odebrać je osobiście lub podesłać kuriera. Istotą jest protokół przekazania. Jeśli materiały są niekompletne, pamiętaj o wezwaniu do uzupełnienia braku. Musisz otrzymać z powrotem oryginały wszystkich przekazanych dokumentów firmowych: faktur, umów, rachunków, wyciągów bankowych, potwierdzeń zapłaty etc. Jeśli biuro jest upoważnione do składania w Twoim imieniu deklaracji drogą elektroniczną, pamiętaj o jego cofnięciu (za pomocą formularza OPL-1). Także wszelkie inne ewentualne pełnomocnictwa powinieneś odwołać pisemnie.

Umowa rozwiązana. Co dalej?

Jeśli zdecydujesz się na inne biuro, zwróć uwagę przede wszystkim na to czy legitymuje się ono odpowiednim certyfikatem księgowym, czy posiada ubezpieczenie na działalność oraz czy pracuje na programach z licencją. Pozwoli to uniknąć przykrych niespodzianek.

Po rezygnacji chcesz prowadzić księgowość sam? Pamiętaj o przyswojeniu elementarnej wiedzy. Twoim obowiązkiem będzie m.in.: prowadzenie: KPIR, rejestrów VAT, ewidencji środków trwałych i wyposażenia, tworzenie deklaracji rozliczeniowych ZUS, różnorodnych deklaracji podatkowych czy ewidencji przebiegu pojazdu. Dodatkowo — jako swój księgowy — powinieneś wpisać w kalendarz podstawowe terminy rozliczeń. Do 20. dnia kolejnego m-ca jesteś zobligowany do odprowadzenia zaliczki na podatek dochodowy, do 25. dnia kolejnego m-ca powinieneś z kolei pamiętać o podatku VAT i złożeniu deklaracji VAT-7 lub, przy rozliczeniu kwartalnym, VAT-7K (do 25. dnia m-ca w kolejnym kwartale). Do 10. dnia każdego m-ca masz czas na opłacenie składki ZUS, zaś do 20. dnia m-ca Twoim obowiązkiem jest wydruk KPIR za m-c poprzedni i zarchiwizowanie wydruków. Obowiązków jest niemało, ale nie da się zaprzeczyć, że samodzielna księgowość to najbardziej opłacalne rozwiązanie, które dodatkowo umożliwi Ci utrzymanie pełnej kontroli nad tym, co się dzieje w firmie. Aby nie wypełniać wszystkich powinności „na piechotę”, możesz skorzystać z programu księgowego online. Narzędzie tego typu ma za zadanie bezproblemowo prowadzić przez proces księgowania, co w zamyśle ma zaoszczędzić nie tylko sporą ilość Twojego czasu, ale też ewentualnych problemów prawnych wynikających z błędów przy rozliczaniu. Jednym z bardziej funkcjonalnych rozwiązań tego typu jest moduł księgowy aplikacji Streamsoft Firmino. Posiada on aż trzech „doradców księgowych”, którzy pomogą zarówno „wystartować” z samodzielną księgowością, jak i następnie prowadzić ją bez większego wysiłku. I tak:

• Doradca startu (przenoszenia księgowości) — podpowie jak przenieść dane z innego systemu/biura rachunkowego

• Doradca wprowadzania kosztów — zautomatyzuje proces wprowadzania faktur kosztowych. Z programem będziesz jedynie zdefiniować czego dotyczy dana faktura

• Doradca zamykania miesiąca — wyliczy podatki i składki ZUS w cyklu rozliczeniowym, a także wygeneruje deklaracje VAT. Ponadto wyśle przypomnienie mailem i smsem o terminie rozliczenia podatku!

Materiał zewnętrzny